Кадровый ЭДО – вопросы и ответы

Кадровый ЭДО – что это?

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений (КЭДО, кадровый ЭДО) – это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде.

Кадровый ЭДО – это законно?

  1. Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ внес поправки в 22.1–22.3 статью ТК, которые позволяют всем сотрудникам подписывать кадровые документы электронно.
  2. Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ внес поправки в 312.1–312.9 статью Трудового кодекса, что позволило использовать электронное подписание кадровых документов с дистанционными сотрудниками.
  3. Подписывать электронно договоры подряда с самозанятыми и физлицами можно на основании статей 160 и 434 Гражданского кодекса.

Какие документы остаются на бумаге?

В отношении офисных сотрудников на бумаге остается 5 документов:

  • Приказы об увольнении
  • Документы о прохождении инструктажей по охране труда
  • Акт о несчастном случае на производстве
  • Бумажные трудовые книжки работников, которые не выбрали электронные книжки
  • Сведения о трудовой деятельности формы СТД-Р, если работник просит их выдать в бумажной форме

В отношении дистанционных сотрудников бумажных исключений меньше:

  • Копия приказа об увольнении (ч.3 ст.312.8 ТК РФ)
  • Трудовой договор, доп. соглашение – по заявлению работника (ч.2 ст.312.2 ТК РФ)
  • Бумажную трудовую книжку – если работник ее прислал при приеме (ч.6 ст.312.2 ТК РФ)

В отношении сотрудников, оформленных по договору ГПХ, исключений нет. В этом случае работодатель не вступает в трудовые отношения с работником. Абсолютно все документы с ними можно подписывать электронно.

Что нужно для перехода на кадровый ЭДО?

  1. Электронный документооборот вводится работодателем на основании локального нормативного акта. Поэтому прежде всего необходимо выпустить положение о Кадровом ЭДО, где будет указана информационная система, в которой будут подписываться кадровые документы, список документов, которые будут переведена в электронный вид, и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот.
  2. Далее необходимо уведомить сотрудников о том, что кадровые документы теперь будут подписываться в электронном виде. А также получить письменное согласие сотрудников.

Работодатель обязан проинформировать об осуществлении электронного документооборота также и лицо, принимаемое на работу, и получить согласие. 

Работодатель уведомляет каждого работника в срок, установленный локальным нормативным актом – положением о кадровом ЭДО.

Согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота не требуется от лиц, которые принимаются на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж.


Мы можем предоставить вам свой вариант положения о кадровом ЭДО


Кадровый ЭДО – какие электронные подписи/ЭЦП/КЭП можно использовать?

По закону при подписании кадровых документов работодатель обязан использовать только квалифицированную подпись. Со стороны сотрудника можно использовать как квалифицированную, так и неквалифицированную ЭП (ст. 22.3 ТК РФ).

КЭП / квалифицированная электронная подписьНЭП / неквалифицированная электронная подпись
универсальная, можно подписывать любые документы, поступившие от работодателя, а также использовать на гос. порталахуниверсальная, можно подписывать любые документы, поступившие от работодателя
защищенная, выпускается с помощью СКЗИзащищенная, выпускается с помощью СКЗИ
получение в удостоверяющем центрепростой выпуск работодателем на своем рабочем месте
запись на защищенный носитель – рутокенхранится в облаке или на сервере клиента, может быть записана на USB-носитель
позволяет идентифицировать владельца и защищает подписанный документ от измененийпозволяет идентифицировать владельца и защищает подписанный документ от изменений
стоимость выпуска от 1000 рублейстоимость выпуска от 450 до 600 рублей

Работодатель несет расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование (ст. 22.3 ТК РФ).

Работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись/КЭП (ст. 22.3 ТК РФ).


Рекомендуем работодателям выпускать для сотрудников неквалифицированные электронные подписи/НЭП – решение, оптимальное с точки зрения временных и финансовых затрат.


Примут ли гос. органы и суд документы, подписанные НЭП?

Неквалифицированная электронная подпись/НЭП выпускается на основании 63-ФЗ, имеет закрытую часть ключа и несколько видов безопасности и аутентификации. Эта подпись признается официальной судами и любыми госорганами, поскольку используется в рамках законодательства.

В 377-ФЗ прописана процедура подписания кадровых документов НЭП сотрудниками, что делает подпись официальной. Любой сервис проверки покажет ее легитимность.

Стоит отметить, что согласно ст. 22.3 ТК РФ для использования сотрудниками НЭП необходимо заключения “соглашения сторонами трудового договора”. Этот момент признает выпущенную работодателем НЭП применимой исключительно для электронного документооборота внутри компании. Подписание сотрудником неквалифицированной электронной подписью сторонних документов, например, кредитных договоров или договоров купли-продажи, незаконно.

Соглашение об использовании НЭП должно быть подписано работодателем и сотрудником на бумаге.

Можно ли электронно подписать кадровые документы задним числом?

Нет, нельзя. Механизм формирования электронной подписи на документе фиксирует дату и время подписания, что является защитой от подделки документов.

Если рассмотреть процесс приема на работу сотрудника, то согласно ТК РФ, выделено 3 дня на подписание кадровых документов со стороны работодателя и 3 дня на подписание документов со стороны работника. Таким образом, есть 6 рабочих дней на то, чтобы подписать весь пакет документов.

Использование системы кадрового электронного документооборота значительно ускоряет и упрощает процесс подписания и хранения кадровых документов.

Scroll Up

Нужна консультация?

Мы свяжемся с вами в течение 5 минут.

 

Спасибо за ваше обращение!

 

Рассчитываем, что Вы станете постоянным клиентом и порекомендуете нас друзьям.

 

Мы свяжемся с Вами в ближайшее время.

Время работы нашего офиса –

с понедельника по пятницу с 9:30 до 18:30 по московскому времени.